利用者の範囲
国立情報学研究所の目録所在情報サービスは，大学図書館等が目録作成， 目録検索及び図書館間相互貸借（以下「ILL」という）の業務等を行うために利用することを目的としているため， 利用者は個人単位ではなく，次のような大学図書館等の組織単位が対象となります。「国立情報学研究所目録所在情報サービス利用規程」第３条をご参照ください。
- 国立情報学研究所目録所在情報サービス利用規程(133.81 KB)
| (1) 国，公，私立等の大学，短期大学，高等専門学校，大学共同利用機関等の図書館，図書室等 (2) 文部科学省及び文化庁並びに文部科学省及び文化庁の施設等機関等の図書室等 (3) その他所長が適当と認めた図書館，図書室等 |
注１ (1)の「図書館」とは，学校教育法施行規則による図書館・室となります。
注２ (3)の「その他所長が適当と認めた図書館，図書室等」とは，次の(a)～(j)の図書館・室のうち，目録所在情報の形成上有意義と認められる図書館・室となります。
- 国公立試験研究機関の図書館，図書室等
- 特殊法人の図書館，図書室等
- 学術研究法人の図書館，図書室等
- 大学に相当する教育施設の図書館，図書室等
- 学会の図書館，図書室等
- 都道府県，政令指定都市立の図書館
- 国立情報学研究所の事業に協力する機関の図書館，図書室等
（「学術雑誌総合目録事業」に協力している図書館等がこれに該当します。） - 海外の高等教育機関，研究機関の図書館，図書室等
- その他前各号に準ずると認められる機関の図書館，図書室等
- 所長が特に認めた図書館，図書室等
注３ 一つの機関（大学等）内で複数の利用者を設定することができます。例えば，本館と分館で独立して利用することや，一部の学部図書館室だけの利用も可能です。この場合，組織内の図書館室間の調整は，各機関で事前に行ってください。
利用者の構成組織
目録所在情報サービスの利用にあたって，「機関」「利用者（参加組織）」「申請者」「連絡担当者」「ILL担当者」「担当者」の関係は，下図のようになっています。
- 機関：所属機関（大学等）。実状に応じて，機関内に複数の利用者（参加組織）を設定出来る。
- 利用者：目録所在情報サービスの参加組織として，参加組織コードを付与される者。
- 申請者：参加組織として目録所在情報サービスの利用を代表して申請する者。
- 連絡担当者：利用の実務的な責任や本研究所との連絡調整等を行う者。
- ILL担当者：ILL業務の窓口となる者。
- 担当者：連絡担当者のもとに利用の実務を行う者。（システムを利用するための「利用番号」を持つ者。）
※担当者は個人に限らず、担当部署や業務単位でもさしつかえありませんので、利用者側の業務運用形態に合わせ設定してください。
利用にあたっての原則
学術情報資源の共有と相互利用という学術情報システムの理念から， 目録システム，ILLシステムの利用にあたっての原則を示します。 また，利用にあたっての遵守事項（「国立情報学研究所目録所在情報サービス利用規程」 第６条）を守ってください。
- 国立情報学研究所目録所在情報サービス利用規程(133.81 KB)
- 目録システム，ILLシステム両方の利用
目録システムとILLシステムの利用が前提ですので， やむを得ない場合を除き，両方のシステムを利用するようにしてください。 なお，所属機関内の業務構成上等の理由により，ILLの受付をしない，あるいはできない利用者については， 受付を同一機関内の他の利用者に委ねることができます。
- 目録システムへの自館データの登録
共同分担目録方式により，全国の総合目録データベースを形成する意義を十分理解し， 必ずそれぞれの所蔵データの登録を行うようにしてください。 書誌レコードの検索だけ，ダウンロードだけという利用は決して行わないでください。
- ILLシステムでの依頼・受付の実施
図書館間の相互協力サービスであるという理念から，一時的にやむを得えない場合を除き， 依頼を出すだけで受付はしないというような利用は行わないでください。
- 目録システムの業務モードでの利用開始に先だつ講習会の受講
総合目録データベースは全国で共有するデータですので，誤ったデータを登録することのないよう， データの入力基準（「目録情報の基準」）とシステム操作方法を習得する必要があります。 目録システムの業務モードでの利用開始に先だち， 目録担当者は，必ず１名以上，目録システム講習会を受けるようにしてください。
また，利用開始前に，教育用サーバで十分練習するようにしてください。
なお，ILLシステムに関しては，講習会の受講は必須ではありませんが， 経験者の指導やマニュアルの学習により十分に操作方法を習得してから，利用を開始してください。
目録システム講習会の修了者とは，以下の①～③のいずれかを指します。
①目録システム講習会修了者（昭和61年度～平成27年度）
②目録システム書誌作成研修（試行を含む）修了者（平成27年度～）
③セルフラーニング教材（SL教材）CAT編学習修了者（平成27年度～）
SL教材CAT編は，次の教材やテストから構成されています。必須の教材・テストをすべて学習した者が，SL教材の学習修了者となります。- SL教材（必須）
- 修得テスト＋修得テスト解答と解説（必須）
- 検索課題集＋検索課題集解答例集（任意）
- 登録課題集＋登録課題集解答例集（任意）
- セルフチェックテスト＋セルフチェックテスト解答と解説（必須）
そのために，NIIでは目録システム講習会を開催するとともに，SL教材の提供をしています。
手続きの流れ
目録所在情報サービスの利用にあたっては， 以下の図に示す手続きが必要です。
目録所在情報サービス利用手続きの流れ