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A.3 問い合わせ文例集

ILLレコード上のメッセージ交換だけでは対応できない個別の問合せは,電子メールで直接相手館に問合せる。よくあるケースについての文例集を以下に示す。

※ 《 》内 ……適宜修正が必要

■ E-mail 例(依頼)

「依頼した文献複写物や現物資料が届かないのだが,どうなっているか」

Dear《Mr./Ms. Global I. Framework》,
Hi, how are you?
My name is《(Mr.) Taro SOGO, Interlibrary Loan Section, GIF University
Library (FA no. or OCLC symbol) in Japan》. Our library is one of the participants in the Global ILL Framework (GIF) Project between《U.S. or KOREA》and Japan.
We have sent you a photocopying request for the journal titled《American Journal of Interlibrary Loan and Document Delivery Services 》of ILL no.
《LA1234567890》dated《October 20, 2007》.
However, we have not received it yet.
We would much appreciate it if you could let us know the current status of our request mentioned above.
Thank you for your cooperation and looking forward to hearing from you on this matter very soon.
With best regards,
《Taro SOGO》
《Interlibrary Loan Section》
《GIF University Library》

■ ケース別文例

<依頼編>
1 資料が到着しない!
 1-1 ○月○日依頼(ILL No.○○)の資料(図書,コピー)が届かない。
   We have not yet received the material/photocopy ordered《yyyymmdd》of ILL no.《xxxxxxx.》
 1-2 データは「発送」状態になっているが資料(ILL No.○○)がなかなか届かない。
   The item of ILL no.《xxxxxxx》, which has been "Shipped" in ISO ILL status, has not yet reached us.

2 依頼した資料(資料名,ページ数など)か?
 2-1 依頼した内容と届いた資料(論文名,ページ付)が異なる。
   The item delivered is not what we requested in terms of article title/pagination.
 2-2 ○月○日依頼(ILL No.○○)のコピーで,○ページが抜けている。
   Page(s)《a/a-b》is(are) missing/lacking in the photocopy requested《yyyymmdd》of ILL no.《xxxxxxx》.
 2-3 ○○大学依頼の資料が,誤って届いた。どうしたら良いか?
   We have received the material/photocopy ordered by《XXXX University Library》. How should we deal with it? (or What should be done about it? We will wait for your instruction.)
 2-4 広告ページ(余分なページ)が含まれている。
   Advertising page(s) is/are included.

3 コピーの質は?(文献複写のみ)
 3-1 コピーが不鮮明(薄いなど)で読めない。
   The delivered copy is too unclear/light in printing to read.
 3-2 のど部が欠けている。
   The inside edge of pages《a-b》is missing.

4 料金計算(請求金額)に誤りはないか?
 4-1 身に覚えのない請求書が届いた。
   We received a bill that is not pertinent to us/does not belong to us.
 4-2 請求金額の計算が違っている。
   The charge/amount billed/cost charged might be incorrect.
 4-3 20ページとなっているが,届いたのは全部で18ページ。料金は,○○ドルになるはずだ。
   You reported the sum of pages was《20》, but we have got an《18-page》article. So we should be charged《xx dollars》.

5 キャンセル
 5-1 ILL No.○○の依頼をキャンセルしたい。間違ってリクエストした。
   We are sorry to cancel our borrowing request of ILL no.《xxxxxxx》. That was a/an wrong/incorrect request.

<受付編>
1 依頼内容に関する問い合せ
 1-1 依頼(依頼日○月○日,ILL No.○○)された内容について問い合せをしたい。
   We would like to ask you about your request ordered《yyyymmdd》of ILL no.《xxxxxxx》.
 1-2 ILL no.○○に関して,希望の送付方法(Ariel)は困難である。国際航空便又はファックスによる送付なら可能だが。
   As to your order of ILL no.《xxxxxxx》, your requested delivery/shipping method, via Ariel, is not acceptable/supported. Air mail or fax delivery will be available.

2 送付資料(該当資料以外を送付した,資料未着クレームが来た)に関する連絡
 2-1 ILL No.○○について,間違った資料を送付してしまった。
   We regret to inform you that we have sent you a wrong material for your request of ILL no.《xxxxxxx》.
 2-2 (「資料未着」クレームに対して)ILL no.○○の資料は,○月○日に発送済みである。日本の郵便局の送付状況では,「送付先住所に到着」となっているが。
   We have already sent you a photocopy for your request of ILL no.《xxxxxxx》on《yyyymmdd》.
   The mail tracing service of our Post Office says that the mail has been delivered to the addressee.

3 キャンセル依頼(E-mail)に関する連絡
 3-1 依頼番号ILL no.○○について,キャンセルを了解した。
   We have surely accepted your email of cancellation for your request of ILL no.《xxxxxxx》.

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