参加組織ファイルは,参加組織及び配置コードに関する情報を管理するためのものである。
参加組織とは,「学術情報センターの目録所在情報サービスの利用に関する規則(昭和62年2月3日規則第10号)」の定めるところにより,学術情報センターに目録所在情報サービスの利用を申請し,承認された図書館等のことである。
各図書館等は,必要に応じて,複数の参加組織を設定することができる。
配置コードとは,目録システムに登録された,各参加組織における図書室等,配置場所の名称の略語形である。
1参加組織内に複数の図書室等があり,それらを識別する必要がある場合は,複数の配置コードを設定することができる。