総合目録データベースの品質管理は,三つの段階で行われる。
学術情報センターにおける品質管理は,総合目録データベースの全レコードを点検することが物理的に不可能であり,また,資料そのものを所蔵していないという制約のため,ごく限られたものとならざるをえない。当面,学術情報センターの役割は,次のようなものとなる。
レコード作成に当たっては,総合目録データベースを十分に検索し,重複レコードの作成を回避するよう留意する必要がある。
また,データ入力を行った後は,画面のハードコピー等によって,登録するレコードに誤りがないか否かを点検する必要がある。
解説(データ入力作業と点検)総合目録データベースへのデータ入力は,各参加組織において行われる。各参加組織においては,通常,記述対象資料が手元にあるので,最も正確にデータを把握することが可能である。
また,当初から正確なデータを入力することが,品質管理の上で最も効果的かつ効率的である。
データ入力担当者は,本基準,目録規則,コーディングマニュアル,システム操作法等を十分に理解する必要がある。
レコードの修正とは,本基準3.1.1で言及した流用入力時のデータ修正とは別のものであり,既に作成,登録済の総合目録データベース中のレコードについて,データの修正(追加,削除を含む)を行うことである。
レコード修正に当たっては,そのレコードが異なる対象を表現することにならないよう,慎重な操作が必要である。
なお,詳細な修正指針については,コーディングマニュアルで定める。
なお,レコード修正に際して重要な疑義が生じる場合,又は本基準及びコーディングマニュアル等に関係する重要な判断を要すると考えられる場合は,学術情報センターに報告する。
また,重複レコードを発見した場合は,当該レコード作成館に連絡協議する,又は関係資料を添えて学術情報センターに通知する。
共有レコードの削除作業は,学術情報センターが行う。
共有レコードの削除が必要な場合は,各参加組織は,そのレコードにかかわるリンク関係の確認,所蔵レコードの削除等を行った上で,削除予定レコードとして処理する。