レコード作成とは,総合目録データベースに新たにレコードを作成,登録することである。レコード作成の方法は,次の二通りである。
流用入力とは,参照ファイル中の該当レコード,又は参照ファイルもしくは総合目録データベース中の類似レコードを利用して登録を行うことである。
総合目録データベースもしくは参照ファイルを検索して得た参照レコード,又は類似レコードは,必要に応じてデータ修正を行い,総合目録データベースに登録を行う。
新規入力とは,総合目録データベースにも参照ファイルにも該当するレコード,又は流用入力可能なレコードが存在しない場合に,全く新たなレコードを作成し,総合目録データベースに登録を行うことである。