所蔵ファイルは,書誌ファイル及び典拠ファイルと異なり,参加組織の所蔵等に関する個別の情報を管理するためのものである。
所蔵ファイルには,図書所蔵ファイル,雑誌所蔵ファイルがある。
図書所蔵ファイルには,図書書誌ファイルに対応した資料毎の所蔵情報を収録する。
雑誌所蔵ファイルには,雑誌書誌ファイルに対応した一連の巻号次の所蔵情報を収録する。
所蔵レコードには,参加組織における資料の所蔵状況及び書誌レコードには記録できない各参加組織固有の情報を収録する。
所蔵レコードは,1書誌レコードに対し,かつ各参加組織の配置コード毎に,1レコードを作成する。複数のレコード作成は,許容されない。
書誌レコードに対して複数の物理単位が対応する場合は,その数だけ物理単位フィールドを繰り返すことができる。
レコードの登録を行うと,所蔵レコードと書誌レコードとの間のリンク形成が行われる。